PUSATSI.COM – Kanwil Kemenkumham Jawa Barat ikuti secara virtual kegiatan sosialisasi pedoman petunjuk teknis kearsipan yang diselenggarakan Biro Umum Sekretariat Jenderal (Setjen). Pada hari ini, Rabu (08/05/24) yang bertempat di Ruang Subbagian Kepegawaian, Tata Usaha dan Rumah Tangga.
Tampak mengikuti Kepala Sub Bagian Kepegawaian, Tata Usaha dan Rumah Tangga Agung Adi Putro didampingi sejumlah Arsiparis Ahli Pertama, Pengelola Arsip Kanwil Jawa Barat dan Analis Kepegawaian.
Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman pengelola arsip tentang Petunjuk Teknis Kearsipan-Penyempurnaan tata kelola kearsipan Kementerian Hukum dan HAM dan juga untuk mendukung Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA).
Kegiatan diawali dengan Pembukaan acara oleh bapak Andri Budi (Arsiparis Ahli Muda). Dilanjutkan Pemberian materi oleh Bapak Dedi Saputra (Arsiparis Ahli Muda), tentang petunjuk teknis kearsipan yang diatur salam Surat Keputusan Sekretaris Jenderal.
Proses pengelolaan arsip, mulai dări tahap penciptaan hingga penyusutan. Petunjuk Teknis (Juknis) merupakan pedoman dalam kegiatan pengelolaan arsip yang dijelaskan dengan tahapan yang terdiri atas :
1. Pengurusan naskah dinas, terkait Penciptaan arsip (pada naskah dinas perhatikan klasifikasi surat, ukuran kertas, jenis huruf;
2. Sumber Daya Manusia (SDM) apabila tidak ada arsiparis, harus menunjuk pegawai pengelola arsip;
3. Pengelolaan arsip aktif (agar melakukan penyimpanan arsip sesuai dengan klasifikasinya), masih menjadi tanggung jawab unit pengolah;
4. Pengelolaan Arsip Inaktif (yang menjadi tanggung jawab oleh Unit Kearsipan, membuat daftar arsip inaktif pada unit pengolah dan unit kearsipan);
5. Pengelolaan Arsip Elekronik (sebagai back up data arsip fisik/penyelamatan informasi arsip, dan pengisian e-arsip);
6. Penyusutan Arsip (agar setiap satker melakukan pemusnahan arsip yang sudah habis masa retensi, juga sebagai pemenuhan data dukung RKT B09. Untuk meminimalisir biaya, agar pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara kolektif dilaksanakan oley semua UPT dan dilakukan di Kanwil);
7. Pengawasan kearsipan yang mengacu pada Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) dan Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI).
Kanwil dan UPT diharapkan agar dapat memenuhi target capaian kinerja terkait pengisian e-arsip (25 berkas/triwulan), penggunaan proses surat keluar pada aplikasi Srikandi (20 berkas/triwulan), Pelaksanaan pemusnahan arsip dilaksanakan pada B09, dan mengupload data dukung bukti pengisian e-arsip dan penggunaan srikandi pada link yang sudah disediakan oleh Biro Umum.
